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Primeros pasos de configuración de Rentger
Primeros pasos de configuración de Rentger

Explicación de los primeros pasos de configuración

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Escrito por Chema Larrea
Actualizado hace más de una semana

Configuración Inicial

La primera parte es la configuración de la cuenta:

1.- En el usuario administrador en Datos de usuario: rellenar datos de nombre público y logo a mostrar en la aplicación. Así como los datos de facturación que saldrán en las facturas de gastos de gestión.

2.- Configurar como queréis que salgan las facturas: En Configuración > Campos personalizados podéis configurar que las facturas de gastos de gestión se generen automáticamente y si queréis que se generen agrupadas

3.- Configuración

3.1 Dar de alta los usuarios gestores, y configurar los permisos de los usuarios

3.2 Configurar las alertas de preaviso de cada tipo de activo

3.3 Configurar los alquileres: reglas de actualización de la renta y retrasos en el pago

3.4 Contratos predefinidos: subir los templates y configurar las palabras dinámicas de los modelos de contratos

3.5 Campos personalizados: configurar el pié de página de los emails, facturas, formatos de las facturas, conceptos de rentas y de gastos, % de gastos de gestión, impuestos, ...

3.6 Mensajes predefinidos: personalizar aquellos emails que queréis personalizar

3.7 Portal en línea: Configurar página web de los inmuebles a alquilar, configurando el logo de la página pública y los colores. Aquí también se configuran los diferentes canales donde queréis que se publiquen los inmuebles (idealista, pisos.com, airbnb, ...)

3.8 Configurar el cobro online con uno de nuestros partners de cobro

Una vez configurada la cuenta, podéis cargar los datos (bueno también podéis hacerlo antes).

Migración de Datos

Que podéis hacerlo de una de las siguientes formas:

1.- Añadir un activo, contrato, rentas, ... de forma manual

Tenéis un centro de ayuda que explica los pasos para cada funcionalidad:

...

2.- Añadir datos con fichero de importación 

Aquí tenéis los templates de ficheros de importación: https://help.rentger.com/es/articles/3443127-fichero-de-importacion-de-datos

Si optáis por esta vía, nos envíais los ficheros a hola@rentger.com para que comprobemos que estén correctos.

3.- Conectarse vía API para la carga de datos (esto tendríamos que coordinar con vuestro equipo técnico para daros acceso a la API).

Configuración de cada inmueble/activo

Los datos a tener preparados por cada inmueble son:

1.- Tener todos los datos del activo: si pertenece a un grupo, datos de propietarios, configuración de alertas del inmueble si cambian sobre las genéricas, datos de ref. catastral, metros cuadrados, ...

2.- Introducir los gastos del inmueble: gastos de compra, reformas, impuestos, ... meter los gastos recurrentes que tenga, tales como comunidad de propietarios, hipoteca, derrama, IBI, ... 

3.- Dar de alta un contrato si hubiera un contrato en vigor. Dentro del contrato, añadir inquilinos, generar contratos o subirlos, firmar los contratos online, añadir fianzas, rentas y suministros.

4.- Dependiendo de vuestro modelo de negocio en el inmueble, puede ser o subarrendamiento o gastos de gestión fijos independientemente de que esté alquilado o gastos de gestión asociados a una renta.

4.1 Subarrendamiento: en este caso vosotros actuáis como propietarios del inmueble, por lo que el usuario gestor principal aparecerá en el inmueble tanto como gestor como propietario. Los gastos de subarrendamiento (los que pagáis al propietario real), los metéis como un gasto recurrente en el inmueble.

4.2 Gastos de gestión fijos no asociados a la renta. Añadís un gasto recurrente, y ponéis que el proveedor del gastos sois vosotros, esto generará la factura recurrente de gastos de gestión de vosotros al propietario

4.3 Gastos de gestión asociadas a una renta: al añadir una renta ponéis tanto la cantidad del total de la renta (sin IVA, hay un campo para meter el % de IVA), como los gastos de gestión e impuestos que vais a cobrar. Una vez creada la renta, añadís una renta recurrente para que el sistema genere los recibos/facturas de forma automática. En este caso generará el recibo/factura del propietario al inquilino y la factura de gastos de gestión de vosotros al propietario.

5.- Marketing web y channel manager

Dentro de Activo > Editar tenéis la parte web donde podéis poner los títulos, descripciones, fotos, vídeos, atributos, ... que queréis que aparezcan en la web del listado de activos a alquilar o que queréis mandar por el channel manager a los diferentes canales. Aquí también podéis poner las fechas dinámicas de alquiler y precios dinámicos. También podéis marcar los diferentes channels que tenéis activados para que se sincronice.

6.- Sistema de gestión de solicitudes de alquiler

En Activo > Solicitudes, podéis añadir una solicitud de alquiler y marcar los datos que vais a requerir a los inquilinos potenciales (nombre, DNI, renta, ...) - que el sistema creará un formulario online según los campos que marquéis, hay una serie de campos predefinidos, pero podéis personalizarlo y añadir nuevos - , además de los datos después el sistema os pregunta los documentos a requerir a los inquilinos potenciales (nómina, aval, DNI, pasaporte, ...) - al igual que el dato anterior tenéis una serie de documentos predefinidos, y podéis añadir nuevos - , y por último podéis añadir fechas de visita del inmueble. Las tres partes son opcionales. Cuando terminéis esta parte genera una serie de url públicas para que los inquilinos potenciales rellenen. Si tenéis activa la parte web, el sistema de gestión de solicitudes está conectado con la parte de marketing web, de forma que cuando alguien solicite una reserva - directamente desde la web o bien desde la url de reservas - a los gestores que tenga activada la gestión de solicitudes les llegará un email, y en el panel de solicitudes del activo os aparecerá en nuevo lead junto con sus datos que haya rellenado, documentos, ... desde ahí podéis o bien cambiar su estado (rechazar la solicitud, dejarla en estudio, aceptarla en el inmueble o llevar al lead a otro inmueble), y podéis aplicar nuestro sistema de scoring o ver sus datos.

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